Dinas Perpustakaan dan Kearsipan PBD Gelar Bimtek Kearsipan Bersama ANRI, Lebih dari 100 ASN Ikut Pelatihan Pengelolaan Arsip Dinamis

"Kadang orang menganggap arsip itu tidak penting. Padahal, arsip mempunyai nilai sejarah dan menjadi bagian penting dari perjalanan suatu negara maupun pemerintahan. Suatu saat, ketika dibutuhkan, arsip tersebut harus tersedia dan dapat ditemukan kembali,” ungkap Irma.

---

Sorong, (OikoNews) — Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Papua Barat Daya menyelenggarakan Bimbingan Teknis (Bimtek) Kearsipan tentang Pengelolaan Arsip Dinamis bagi Aparatur Sipil Negara (ASN) di lingkungan Pemerintah Provinsi Papua Barat Daya. Kegiatan bertujuan meningkatkan pemahaman dan keterampilan ASN dalam mengelola, menata, menyimpan, serta memelihara arsip secara tertib sesuai peraturan perundang‑undangan kearsipan.

Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Papua Barat Daya, Irma Riyani Soelaiman, S.Sos., MM., menyampaikan bahwa sebagai Organisasi Perangkat Daerah (OPD) yang baru dibentuk pada tahun 2026, pihaknya memprioritaskan pembinaan dan pendampingan kearsipan kepada seluruh ASN. Setiap OPD setiap hari menghasilkan dokumen dan naskah dinas yang harus dikelola secara sistematis.

“Kadang orang menganggap arsip itu tidak penting. Padahal, arsip mempunyai nilai sejarah dan menjadi bagian penting dari perjalanan suatu negara maupun pemerintahan. Suatu saat, ketika dibutuhkan, arsip tersebut harus tersedia dan dapat ditemukan kembali,” ungkap Irma.

Kepala Dinas  Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi  Papua  Barat  Daya,Irma  Riyani  Soelaiman, S.Sos., M.M.

Ia menjelaskan bahwa sepanjang November 2026, Dinas Perpustakaan dan Kearsipan telah melaksanakan dua program utama kearsipan. Pertama, program arsip keluarga di Distrik Sayosa dengan penyerahan tujuh unit filing cabinet kepada kepala‑kepala kampung. Kedua, Bimtek pengelolaan arsip dinamis untuk ASN Pemerintah Provinsi Papua Barat Daya yang dilaksanakan bekerja sama dengan Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI).

Materi Bimtek mencakup pengelolaan arsip dinamis, arsip inaktif, arsip statis, klasifikasi arsip, hingga tata cara penyimpanan dokumen pemerintahan. Irma menyebutkan antusiasme peserta melebihi target awal; dari perkiraan kehadiran 70‑80 persen, tercatat lebih dari 100 orang ASN hadir mengikuti pelatihan.

Banyak peserta mengusulkan agar kegiatan serupa tidak hanya berupa Bimtek umum, melainkan dilanjutkan dengan pendampingan langsung ke masing‑masing OPD untuk mengevaluasi praktik pengelolaan arsip di lapangan.

“Peserta menyarankan agar ke depan kami bisa melakukan pendampingan di masing‑masing OPD. Jadi, kami datang langsung melihat bagaimana pengelolaan arsip yang sudah dilakukan, apakah sudah benar atau belum. Jika belum, kami memberikan pembinaan tentang bagaimana tata kelola arsip yang baik,” jelas Irma.

Materi Teknis dari ANRI: Siklus Lengkap Pengelolaan Arsip

Arsiparis Ahli Madya ANRI, Rini Susilowati, menjelaskan pengelolaan arsip dinamis harus mengikuti siklus utuh mulai penciptaan, penggunaan, pemeliharaan, hingga penyusutan arsip.

Pada tahap penciptaan arsip terdapat tiga instrumen utama:

1. Tata naskah dinas sebagai pedoman pembuatan surat dan dokumen resmi

2. Klasifikasi arsip untuk kode penomoran dokumen

3. Sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip dinamis (biasa, terbatas, rahasia, sangat rahasia).

Arsiparis Ahli Madya ANRI, Rini Susilowati

Arsip aktif yang masih sering digunakan disimpan di unit pengolah masing‑masing OPD. Setelah jarang digunakan, arsip dipindahkan menjadi arsip inaktif ke unit kearsipan OPD. Penyusutan arsip terbagi dua mekanisme: pemusnahan arsip yang sudah tidak bernilai guna (melalui panitia penilai arsip dan persetujuan pejabat berwenang) serta penyerahan arsip statis bernilai sejarah ke lembaga kearsipan.

Rini menekankan dokumen bernilai sejarah seperti berkas pembentukan Provinsi Papua Barat Daya, sejarah pembentukan OPD, dan dokumen tugas pokok fungsi pemerintahan harus disimpan sebagai arsip statis di depo arsip khusus milik Dinas Perpustakaan dan Kearsipan.

Saran ANRI: Masa Tugas Arsiparis Minimal Lima Tahun

Selain infrastruktur dan prosedur, ANRI menggarisbawahi pentingnya stabilitas sumber daya manusia pengelola arsip di setiap OPD. Rini menyarankan pemerintah daerah mempertimbangkan masa penugasan arsiparis minimal lima tahun sebelum mutasi, agar pengetahuan kearsipan yang sudah diperoleh dapat diterapkan secara berkelanjutan.

“Arsiparis atau pengelola arsip sebaiknya minimal lima tahun bertugas di tempatnya agar ilmu yang sudah diperoleh dapat diterapkan terlebih dahulu. Kalau terlalu cepat dipindahkan, petugas yang baru harus belajar dari awal lagi sehingga pengelolaan arsip tidak berjalan maksimal,” ujarnya.

Diharapkan Bimtek ini mendorong seluruh OPD di lingkungan Pemerintah Provinsi Papua Barat Daya untuk lebih tertib dalam administrasi dan tata kelola arsip, sehingga dokumen pemerintahan terjaga, mudah ditemukan, serta bermanfaat sebagai bahan pertanggungjawaban sekaligus warisan sejarah bagi generasi mendatang.(*)

Editor : Yosep Bifel